EVA · Dokumentation
EVA-Hilfe
Vom ersten Start bis zur täglichen Arbeit: Anleitungen mit Screenshots und kurzen, nachvollziehbaren Schritten.
Der Hilfe-Chat steht nach der Anmeldung im EVA-Kundenbereich zur Verfügung.
Wo wird was eingestellt?
Website: Betriebsdaten, FAQ, Gesprächsprotokolle und Termine.
Windows-App: Konto, Lizenz, Telefonanlage, KI-Zugang und Stimme. Der Windows-Dienst übernimmt die Anrufe.
Stand: 19. September 2026 · EVA Build 52. Website-Screenshots aus dem freigegebenen Beispielkonto der Praxis Dr. Markus Schlarmann. Ihr Konto zeigt Ihre eigenen Daten.
Installation & erster Start
Sie benötigen ein Euvejo-Konto, eine gültige EVA-Lizenz, SIP-Zugangsdaten Ihrer Telefonanlage und einen Windows-Rechner mit Internetzugang.
- Installer herunterladen: Öffnen Sie die EVA-Downloadseite und installieren Sie die MSI-Datei. Dabei wird auch der Windows-Dienst EVA.Telephony eingerichtet.
- App öffnen: Die Konfigurations-App benötigt Administratorrechte. Lesen Sie beim ersten Start die Datenschutzerklärung und bestätigen Sie die Kenntnisnahme.
- Konto verbinden: Unter Konfiguration → Euvejo-Konto die Serveradresse
https://www.euvejo.de, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort eintragen. Mit Verbindung testen prüfen. - Lizenz aktivieren: Den EVA-Lizenzschlüssel finden Sie auf der Website unter Benutzerdaten. In der App unter EVA-Lizenz eintragen, prüfen und speichern. Die Euvejo-Lizenz ist ein separater Schlüssel.
- Telefonie und KI einrichten: SIP-Zugang und KI-Zugang konfigurieren; anschließend auf der Website Ihre Betriebsdaten und FAQ pflegen.
- Testanruf durchführen: Einstellungen speichern, synchronisieren und EVA starten. Prüfen Sie Begrüßung, Antworten und das anschließend übertragene Gesprächsprotokoll.
Umstieg von einer älteren EVA-Version
Verwenden Sie den MSI-Installer: Ein Austausch der EXE allein installiert den Dienst nicht. Einstellungen, ausstehende Protokolle und Verbrauchszähler werden aus dem bisherigen Windows-Profil in den geschützten Ordner ProgramData\Euvejo\EVA\ServiceData übernommen.
Führen Sie die Einrichtung im bisherigen Windows-Konto aus. Ein anderes Administratorkonto kann die zuvor verschlüsselten Daten möglicherweise nicht lesen. Originaldateien bleiben zur Wiederherstellung erhalten; nach erfolgreicher Prüfung gemäß Ihrem Löschkonzept entfernen.
Telefonanlage, KI-Zugang & Stimme
Telefonanschluss verbinden
Öffnen Sie Konfiguration → Telefonanlage. SIP-Benutzer, SIP-Kennwort und Registrar beziehungsweise Domain erhalten Sie von Ihrem Telefonieanbieter. Prüfen Sie anschließend, ob EVA erfolgreich registriert ist.
Bis zu fünf parallele Gespräche sind möglich, wenn Ihr SIP-Anschluss genügend Sprachkanäle bereitstellt. Der Rechner muss eingeschaltet und mit Telefonanlage und Internet verbunden bleiben.
KI-Zugang auswählen
- Gemini: Eigener Google-API-Key. Gemini 3.8 Live mit Stimme Kore beantwortet Telefonate; Gemini 3.8 Flash übernimmt Hilfe und Zusammenfassungen. Kein zusätzlicher OpenAI-Key erforderlich.
- ChatGPT: Eigener OpenAI-API-Key für GPT-Live 1, Hilfe und Zusammenfassungen.
Der Euvejo-Guthabenmodus wird ab Build 33 nicht mehr angeboten. Bisherige Nutzer müssen einen eigenen Google- oder OpenAI-Key eintragen. Eine gültige EVA-Lizenz ist weiterhin erforderlich.
Konto und Lizenz ohne doppelte Eingabe prüfen
- Im Tab Euvejo-Konto E-Mail und Kennwort eingeben.
- Im Tab EVA-Lizenz den EVA-Schlüssel ergänzen.
- Konto und Lizenz prüfen liest die aktuellen Eingaben, auch vor dem Speichern. Ein KI-Key ist für diese Prüfung nicht erforderlich. Die Kontodaten müssen nicht noch einmal eingetragen werden.
- Anschließend den KI-Anbieter einrichten, speichern und EVA starten.
Im Gemini-Tab prüft Gemini-Zugang prüfen den Google-Zugang separat. Bei mehreren passenden Mitarbeitern zur gewünschten Uhrzeit fragt EVA nach Ihrer Wahl, bevor sie reserviert und bucht.


Verbrauchsanzeige bei eigenem API-Key
Im ChatGPT-Modus zeigt die Statuszeile die geschätzten heutigen OpenAI-API-Kosten in Euro. Im Gemini-Modus wird der Anbieter angezeigt; ein Klick öffnet die Google-Nutzungsübersicht. Google-Kosten werden nicht im OpenAI-Zähler erfasst. Beim Darüberfahren erscheinen Monatssumme, Tokens und Audiominuten; ein Klick öffnet die OpenAI-Abrechnung.
Ab Build 30 werden Tages- und Monatssumme zum selben zuletzt verfügbaren EZB-Kurs umgerechnet. Die App prüft bei geöffnetem Fenster alle sechs Stunden auf einen neuen Kurs; offline bleibt der letzte bekannte Kurs erhalten. Kurs und Datum stehen im Hinweistext. Es handelt sich um eine Schätzung ohne Steuern und Wechselgebühren, nicht um eine Umrechnung zu historischen Einzelkursen.
Erfasst wird nur der von EVA auf diesem Rechner gemeldete Verbrauch, getrennt nach API-Key. Andere Programme und Rechner sind nicht enthalten. Ein Stern kennzeichnet laufende Sitzungen oder unvollständige Meldungen. Die Anzeige ist kein Restguthaben; maßgeblich ist die Abrechnung des Anbieters.
Gesprächssprache bei Gemini
Ab Build 43 wird Deutsch ausdrücklich für die gesamte Sitzung vorgegeben, auch nach Unterbrechungen und Kalenderabfragen. Eigennamen bleiben erhalten; bei unverständlichen Äußerungen soll EVA auf Deutsch nachfragen. Das ist eine verstärkte Modellanweisung, keine technische Garantie gegen jede anderssprachige Ausgabe.
Stimme einstellen
Diese Einstellungen und die Hörprobe gelten für ChatGPT. Gemini verwendet die Stimme Kore.
- Öffnen Sie Konfiguration → Stimme (ChatGPT).
- Wählen Sie Stimme, Sprechtempo, Tonfall und Gesprächsstil. Für GPT-Live können Sie außerdem Zuhörsignale und das Unterbrechungsverhalten einstellen.
- Mit der Hörprobe hören Sie einen Beispielsatz über den Computer. Dafür fällt API-Verbrauch an.
- Speichern Sie die Einstellungen und starten Sie die Telefonie nach Ende laufender Gespräche neu.
Tempo und Tonfall sind Vorgaben an die KI; der Klang im Telefongespräch kann von der Hörprobe abweichen. Anrufende können EVA während einer Antwort ins Wort fallen.
Gesprächsdauer
Ab Build 40 beendet EVA ein KI-Gespräch nicht mehr nach fünf Minuten. Die Höchstdauer beträgt 60 Minuten; nach einer erfolglosen Übergabe beginnt diese Frist erneut. Erfolgreiche Mitarbeiterübergaben haben eine eigene Höchstdauer von 60 Minuten ab Beginn des Übergabeversuchs.
Autostart & tägliche Bedienung
- Autostart
- Der Windows-Dienst startet mit Windows. Im Tab Autostart legen Sie fest, ob er beim nächsten Dienststart auch die Telefonie automatisch aktiviert. Ohne diese Option wartet EVA auf EVA starten.
- Synchronisieren
- Ruft gespeicherte Website-Einstellungen ab. Neue Gesprächsvorgaben werden für nachfolgende Anrufe verwendet.
- Über EVA
- Der Button mit Info-Icon oder Hilfe → Über EVA zeigt Version, Buildnummer und den Herausgeber Euvejo.
- Aktivitätenprotokoll
- Ab Build 31 werden eingehende Anrufe mit Uhrzeit und übermittelter Telefonnummer sowie das Stoppen von EVA auch ohne Debug-Modus angezeigt. Unbekannte oder unterdrückte Rufnummern werden gekennzeichnet. Der Dienst hält die letzten 200 Meldungen im Arbeitsspeicher vor.
- Debug-Protokoll
- Unter Konfiguration → Protokoll lassen sich zusätzliche technische Meldungen für die Fehlersuche einschalten.
Betriebsdaten & Gesprächsregeln
- Öffnen Sie nach der Anmeldung den Bereich EVA → Konfiguration.
- Tragen Sie unter Betriebsdaten Name, Adresse, Telefon und E-Mail Ihres Unternehmens ein.
- Formulieren Sie die Eröffnungsansage, die Ausweichantworten Allgemein und Kontakt und kurze, eindeutige Anweisungen an die KI.
- Ergänzen Sie Öffnungszeiten, Team und Gesprächsregeln.
- Klicken Sie auf Konfiguration speichern und anschließend in der App auf Synchronisieren.

Urlaub / Telefonsperre (ab Build 48)
Unter Konfiguration → Betriebsdaten → Urlaub / Telefonsperre legen Sie Beginn, Ende und Ansagetext fest. Mit Urlaub/Sperre aktivieren speichern Sie die Konfiguration. Die Zeiten gelten für Europe/Berlin; die Sperre gilt ab Beginn bis zur Endzeit.
Während der Sperre spielt EVA die Ansage mit einer lokalen deutschen Windows-Stimme ab und legt anschließend auf. Anrufer können sie nicht unterbrechen; EVA startet kein KI-Gespräch, bucht keine Termine und leitet nicht weiter. Der EVA-Dienst muss laufen. Website-Chat und Online-Buchung bleiben verfügbar. Bei fehlender deutscher Windows-Sprachausgabe erscheint ein Hinweis im Aktivitätenprotokoll; es wird kein normales KI-Gespräch gestartet.
Installieren Sie Build 48 oder neuer. Änderungen gelten nach dem nächsten erfolgreichen automatischen Abgleich (normalerweise etwa eine Minute) für neue Anrufe. Laufende Gespräche werden nicht beendet. Nach der Endzeit beantwortet EVA Anrufe wieder normal. Mit Urlaub/Sperre deaktivieren heben Sie die Sperre vorzeitig auf. Beide Buttons speichern auch andere Änderungen in der Konfiguration.
Öffnungszeiten, Team und Gesprächsregeln
Erfassen Sie mehrere Öffnungszeiten eines Tages jeweils in einer eigenen Zeile. Im Team hinterlegen Sie Namen und Funktionen. Kurze Antworten und klare Vorgaben helfen EVA, Anliegen gezielt aufzunehmen.
Prüfen Sie die Regeln zu medizinischen Anliegen, Ausweichantworten und Notfällen passend zu Ihrem Betrieb. Vermeiden Sie widersprüchliche Anweisungen.
Website-Wissen ergänzen
- Im Tab Website-Wissen die öffentliche Adresse Ihrer Website eintragen.
- Bestätigen, dass Sie die Inhalte verwenden dürfen, und Website scannen wählen.
- Gefundene Seiten und Textauszüge prüfen. Verbindliche Antworten zusätzlich als FAQ pflegen.
Mit Website-Wissen löschen entfernen Sie den Scan nach einer Rückfrage.
FAQ & Branchenvorlagen
Vorlagen erleichtern den Einstieg für Arztpraxen, Handwerk, Friseur und Kosmetik, Kfz-Werkstätten, Reinigung, Gastronomie und Einzelhandel.
Eine Vorlage übernehmen
- Unter Konfiguration → FAQ-Vorlagen Ihre Branche wählen.
- Betriebsangaben ergänzen und die Vorschau prüfen.
- Vorlage übernehmen anklicken. Vorhandene FAQ werden standardmäßig ergänzt; vorhandene Vorlagen-Einträge werden übersprungen.
- Wenn Sie neu beginnen möchten, Alle vorhandenen FAQ ersetzen auswählen und die Rückfrage bestätigen.
- Im Tab FAQ die Antworten prüfen und Konfiguration speichern.

Eigene FAQ bearbeiten
Die alphabetische Liste lässt sich nach Titel, Fragevarianten und Tags durchsuchen. Mit dem Plus-Symbol legen Sie einen Eintrag an.

Was gehört in welches FAQ-Feld?
- Titel
- Kurzer interner Name; wird nicht als Antwort vorgelesen.
- Fragevarianten
- Alltagssprachliche Formulierungen, jeweils eine pro Zeile.
- Antwort (Telefonassistent)
- Geprüfte Informationen, die EVA am Telefon zu diesem Thema verwenden soll.
- Antwort (Webchat)
- Optionale eigene Antwort für den Website-Chat. Bleibt das Feld leer, verwendet der Webchat die Antwort des Telefonassistenten. Im Website-Chat muss die FAQ weiterhin ausdrücklich freigegeben sein.
- Folgefragen
- Angaben, die EVA nacheinander erfragen soll. Bereits beantwortete Punkte werden übersprungen.
- Darstellung im Gesprächsprotokoll
- Aufbau des Ergebnisses im Gesprächsprotokoll, bei Bedarf mit Platzhaltern.
- Tags
- Kommagetrennte Themen- und Suchbegriffe.
Platzhalter verwenden
Unter Platzhalter definieren Sie einen eindeutigen Namen und erklären der KI, welche Angaben er enthalten soll. Beispiel: {Medikament} mit der Beschreibung „Alle genannten Medikamente, jeweils in einer eigenen Zeile“.
Die Kurzübersicht einer FAQ kann dann etwa Rezeptwunsch: {Medikament} enthalten. FAQ-ID und Intent werden automatisch vergeben.
Gesprächsprotokolle bearbeiten
- Öffnen Sie Gesprächsprotokolle. Die Übersicht enthält Anruferdaten, Zeitpunkt, Dauer und die erkannten Anliegen.
- Wählen Sie 10, 50 oder 100 Einträge. Die Checkbox blendet abgebrochene Anrufe aus; beide Filter wirken sofort.
- Öffnen Sie ein Gespräch für den vollständigen Textverlauf.
- Wählen Sie unter Erledigt von den Mitarbeiter und setzen Sie Erledigt. Das wird sofort gespeichert. Entfernen des Hakens öffnet die Aufgabe wieder.
- Über Termine zu diesem Gespräch öffnen gelangen Sie zu den verknüpften Terminen.

Einzelne oder mehrere Protokolle löschen
Markieren Sie einzelne Einträge oder Alle angezeigten markieren und wählen Sie Ausgewählte löschen. Bestätigen Sie die Rückfrage. Alternativ lässt sich ein Eintrag über Protokoll löschen entfernen.
„Alle angezeigten“ betrifft die aktuell angezeigte Auswahl, nicht automatisch sämtliche gespeicherten Gespräche. Gelöschte Protokolle lassen sich über diese Ansicht nicht wiederherstellen.
Aktualisierung und gespeicherte Inhalte
Bei sichtbarer Browserseite aktualisiert sich die Liste automatisch alle 30 Sekunden. Offene Gesprächsdetails bleiben geöffnet. Bei Übertragungsproblemen wartet das Protokoll lokal auf die nächste Übertragung.
Gespeichert werden Textverlauf, erkannte Anruferdaten, FAQ-Zuordnungen, Kurzübersichten und technische Statusangaben. Audiodateien werden nicht gespeichert.
Terminkalender & Zeitfenster
Mitarbeiterkalender nach Outlook oder Google Kalender exportieren
Im Kalender auf ↓ Export klicken, Mitarbeiter und Zeitraum wählen und die Kalenderdatei (.ics) herunterladen. Exportiert werden gebuchte Termine einschließlich intern vergebener Termine. Freie Zeitfenster und Sperrzeiten sind nicht enthalten. Optional lassen sich die Termine nur als „Belegt“ ohne Namen, Anlass und Raum exportieren.
Die Datei in Outlook unter Kalender hinzufügen → Aus Datei hochladen oder in Google Kalender unter Einstellungen → Importieren & Exportieren importieren. Ein Dateiimport ist eine Momentaufnahme: spätere Änderungen und Absagen werden nicht automatisch übertragen. Wiederholte Importe können doppelte Einträge erzeugen. Die ausführlichen Outlook-Anweisungen und Google-Anweisungen erläutern den Import.
Öffnen Sie Terminkalender. Mit den Pfeilen blättern Sie, mit Heute kehren Sie zurück. Wählen Sie Monat und Tag oder Woche und filtern Sie nach Terminart und Mitarbeiter.

Die Monatsansicht zeigt die Anzahl belegter und freier Termine. Ein Klick auf einen Tag öffnet die chronologische Tagesliste mit den Patientennamen.
Kalender-Konfiguration öffnen
Der bisherige Tab Interner Kalender heißt jetzt Terminkalender. Über den Button Konfiguration öffnen Sie die Einstellungen für die Wochenansicht, den Buchungslink und die Einbettung, Terminarten, Mitarbeiter, Räume, Buchungsgrenzen, Erinnerungen, Sperrzeiten, Kalenderverbindungen und Zeitfenster. Mit Konfiguration schließen kehren Sie zur übersichtlichen Terminansicht zurück.
Angaben in der Wochenansicht auswählen
- Terminkalender → Konfiguration → Darstellung in der Wochenansicht öffnen.
- Die gewünschten Zusatzangaben markieren: Titel / Anlass, Terminart, Mitarbeiter, Raum, Endzeit, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Notizen.
- Auf Darstellung speichern klicken. Die Wochenansicht übernimmt die Auswahl sofort.
Patientenname und Beginn bleiben immer sichtbar. Ohne Zusatzangaben werden nur diese beiden Angaben angezeigt. Leere Felder werden ausgelassen. Die Auswahl wird für Ihr Benutzerkonto gespeichert und gilt auch nach dem Neuladen und auf anderen Geräten. Sie betrifft gebuchte Termine in der Wochenansicht; freie Zeitfenster, Sperren sowie Monats- und Tagesansicht bleiben unverändert. Ein MSI-Update ist dafür nicht erforderlich.
Freie Zeitfenster erstellen
- Bei Bedarf unter Konfiguration → Terminarten, Mitarbeiter und Räume die Zuordnungen anlegen.
- Freie Zeitfenster für einen Zeitraum erstellen öffnen. Für ausschließlich interne Vergabe das gleichnamige Formular mit (intern) verwenden.
- Terminart, Mitarbeiter und Raum auswählen, soweit benötigt.
- Zeitraum von/bis einschließlich und die gewünschten Wochentage festlegen.
- Start- und Endzeit mit Stunden und Minuten einstellen. Minuten sind in Fünf-Minuten-Schritten auswählbar.
- Termintakt und Terminlänge angeben, Vorschau prüfen und Zeitfenster erstellen.

Termin vergeben und Zeitfenster verwalten
Klicken Sie ein freies Fenster an oder wählen Sie Neuer Termin. Die Auswahlliste bietet nur die definierten freien Zeiten des Tages. Kontaktdaten und Titel ergänzen und Termin speichern.
- Intern / öffentlich: Die Symbole an einem freien Zeitfenster ändern seine Sichtbarkeit. Interne Fenster stehen weder im Onlineformular noch für KI-Buchungen zur Verfügung.
- Sperren / entsperren: Das Sperrsymbol blockiert ein Fenster. Entsperren erfolgt ohne Rückfrage; die vorherige Sichtbarkeit bleibt erhalten.
- Löschen: Das Löschsymbol entfernt ein Fenster erst nach Bestätigung.
Sperrzeiten, Urlaub und Konflikte
Unter Urlaub und Sperrzeiten blockieren Sie Zeiträume. Sperren berücksichtigen überlappende Zeiten derselben Mitarbeiter- oder Raumressource; ohne Ressource gelten sie für den Betrieb. Prüfen Sie bereits belegte Konflikte in der Kalenderansicht.
Verschieben, Verlauf und Löschen im Zeitraum
Öffnen Sie einen belegten Termin, um ihn zu bearbeiten oder auf einen freien Termin zu verschieben. Der Änderungsverlauf dokumentiert Änderungen und Absagen. Bei zwischenzeitlichen Änderungen verhindert EVA das Überschreiben eines veralteten Stands.
Termine und Zeitfenster im Zeitraum löschen entfernt die gewählte Auswahl nach Rückfrage. Prüfen Sie Zeitraum und Umfang vor dem Bestätigen. Terminarten, Mitarbeiter und Räume werden beim Entfernen archiviert, wenn noch Termine zugeordnet sind; andernfalls werden sie gelöscht.
T2med-Kalender: aktueller Status
Der Tab T2med-Kalender wird auf der Website derzeit nicht angeboten. Bestehende Direktlinks führen zum Terminkalender. Eine Einrichtung oder Auswahl über diesen Tab ist aktuell nicht möglich.
Gespeicherte Einstellungen und Kalenderdaten bleiben erhalten. Das Ausblenden des Tabs ändert keine bereits gespeicherte Kalenderanbindung des EVA-Dienstes.
↑ Zum InhaltsverzeichnisOnline-Terminbuchung
- Kopieren Sie unter Terminkalender → Konfiguration Ihren persönlichen Terminbuchungslink. Er enthält Ihre EVA-ID und gehört zu Ihrem Konto.
- Öffnen Sie ihn über Buchungsformular öffnen zur Kontrolle und verlinken Sie ihn auf Ihrer Website.
- Kunden wählen Terminart, gegebenenfalls einen Mitarbeiter, den Tag und eine freie Uhrzeit über die Uhrzeit-Buttons und geben Name, E-Mail, Straße, Postleitzahl, Ort und Telefonnummer an.
- Nach der Buchung wird eine Bestätigung per E-Mail mit den Betriebsdaten versendet.
Uhrzeit, Mitarbeiter und Termingrund auswählen
Wenn mehrere Mitarbeiter die gewählte Terminart anbieten, erscheint eine Mitarbeiterauswahl. Die Uhrzeit-Buttons zeigen die passenden freien Termine. Auf jedem Button steht nur die Uhrzeit; der ausgewählte Termin wird farbig markiert.
Im Feld Grund für den Termin (optional) können Kunden ihr Anliegen mit bis zu 1000 Zeichen beschreiben. Es wird in den Notizen des gebuchten Termins gespeichert.
In die eigene Website einbetten
Öffnen Sie im Terminkalender Buchungsformular in die eigene Website einbinden. Wählen Sie die Akzentfarbe und die Höhe. Mit Betriebs-/Praxisdaten anzeigen legen Sie fest, ob Name, Adresse, Telefon und E-Mail im Kopf des Formulars erscheinen; die Bestätigungs-E-Mail enthält weiterhin die Betriebsdaten. Anschließend klicken Sie auf Einbettungscode kopieren und fügen Sie den Code in einen HTML-Block Ihrer Website ein. Über Vorschau öffnen prüfen Sie das Formular.
Das Formular hat einen transparenten Hintergrund für helle Seitenbereiche und passt seine Breite an. Je nach Anzeigeoption zeigt es die Betriebsdaten des jeweiligen EVA-Kontos. Die eingebettete Buchung benötigt keine Drittanbieter-Cookies. Ein zusätzlicher Link öffnet das Formular bei Bedarf in einem eigenen Fenster.
Praxisdaten ausblenden
Entfernen Sie den Haken bei Betriebs-/Praxisdaten anzeigen (Name, Adresse, Telefon und E-Mail) und kopieren Sie den Code erneut. Alternativ ändern Sie in der Buchungs-URL adresse=1 in adresse=0. Im HTML-Code wird der Parameter beispielsweise als &adresse=0 an die URL im src-Attribut angehängt.
adresse=0 blendet den gesamten Kopf mit Praxisname, Adresse, Telefon und E-Mail aus. Als Überschrift bleibt Termin buchen. Mit adresse=1 oder ohne diesen Parameter werden die Daten angezeigt. Passen Sie auch einen zusätzlich verwendeten Buchungslink an und laden Sie Ihre Website neu.
Die Bestätigungs-E-Mail enthält weiterhin die Betriebsdaten. Die Adresse des buchenden Kunden bleibt ein Pflichtfeld.

Es werden ausschließlich geeignete freie öffentliche Zeitfenster angeboten. Alle Uhrzeiten gelten für Europe/Berlin.
Absagen, Erinnerungen und Buchungsgrenzen
Die Bestätigungsmail enthält einen persönlichen Link zum Absagen. Der Kunde bestätigt die Absage auf der verlinkten Seite; danach wird das Fenster wieder frei. Bereits begonnene Termine können nicht mehr online abgesagt werden.
Unter Buchungsgrenzen und Erinnerungen legen Sie Mindestvorlauf, Buchungshorizont und den Erinnerungsabstand in Stunden fest. 0 schaltet Erinnerungen aus. Für eine E-Mail-Erinnerung ist eine E-Mail-Adresse erforderlich; der Serverauftrag prüft regelmäßig fällige Erinnerungen.
Warteliste nutzen
Wenn nichts passt, können Kunden einen Wartelistenwunsch hinterlassen. Im Kalender bearbeiten Sie diese Wünsche unter Warteliste und können passende freie Termine per E-Mail anbieten. Ein Wartelistenwunsch ist noch keine Terminbuchung.
Terminvereinbarung durch EVA
- Unter Konfiguration → Betriebsdaten den Schalter KI darf freie Termine prüfen und direkt buchen aktivieren und speichern.
- Im Kalender passende öffentliche Zeitfenster anlegen. Terminarten, typische Anliegen und Mitarbeiterzuordnungen helfen EVA bei der Auswahl.
- EVA prüft im Gespräch tatsächlich verfügbare Zeiten und kann Alternativen anbieten. Namen, Telefonnummer und den gewünschten Termin lässt sie bestätigen.
- Erst nach erfolgreichem Speichern bestätigt EVA die Buchung. Im Kalender stehen der Termingrund als Titel und die aufgenommenen Kontaktdaten.
Relative Datumsangaben und Reservierungen
Die App übergibt das aktuelle Datum und die Zeitzone. Dadurch kann EVA Angaben wie „morgen“ in ein konkretes Datum übersetzen und zur Bestätigung nennen. Bei Mehrdeutigkeit soll sie nachfragen.
Gewählte Zeitfenster werden während der Bestätigung vorübergehend reserviert. Die Reservierung wird im Gespräch erneuert, insgesamt höchstens zehn Minuten pro Fenster. Bei Gesprächsende wird sie freigegeben; nach einem Verbindungsabbruch läuft sie spätestens nach drei Minuten aus.
Telefonisch absagen oder verschieben
EVA benötigt den vollständigen Namen, die hinterlegte Telefonnummer und den bisherigen Terminbeginn. Erst nach eindeutiger Zuordnung und ausdrücklicher Bestätigung wird abgesagt oder verschoben. Scheitert das Verschieben, bleibt der bisherige Termin erhalten.
Telefonische Buchungen lösen keine automatische Bestätigungsmail aus. Ohne passenden Termin kann EVA nach Zustimmung einen Wartelistenwunsch mit Rückrufnummer und Präferenzen aufnehmen.
Unklarer Buchungsstatus
Bei verlorener Serverantwort prüft EVA den Status derselben Aktion, bevor sie erneut bucht. Unklare Ergebnisse erscheinen als Kalender-Aufgabe im Gesprächsprotokoll. Kontrollieren Sie den tatsächlichen Kalenderstand, bevor Sie manuell erneut buchen.
Gesprächsübergabe an Mitarbeiter
Ab Build 39 richten Sie die Übergabe unter EVA → Konfiguration → Gesprächsübergabe ein. Die Einstellung gilt für Ihr Benutzerkonto und wird vom EVA-Dienst übernommen. Ab Build 52 entfällt der lokale Tab Gesprächsübergabe; die Einrichtung erfolgt auf der Website.
- Im Tab Team beim Mitarbeiter seine Nebenstellen-Telefonnummer (2 bis 6 Ziffern) hinterlegen. Unter Gesprächsübergabe die Option An einen Mitarbeiter verbinden aktivieren und bei Standardziel ohne Namenswunsch die Person auswählen. Die zugehörige Nummer wird automatisch übernommen. Änderungen der Nebenstelle werden mitgespeichert. Bisherige direkte Übergabeziele bleiben erhalten, bis ein Mitarbeiter ausgewählt wird.
- Festlegen, ob EVA nur auf Wunsch oder auch bei ungeklärten Anliegen eine Verbindung anbieten soll. Vor dem Verbinden holt EVA die Zustimmung ein.
- Klingeldauer zwischen 10 und 60 Sekunden wählen.
- Unter Erreichbarkeit jederzeit oder Nur zu festgelegten Zeiten wählen. Mit + Zeitfenster hinzufügen bis zu 28 Zeitfenster anlegen, jeweils mit eigenen Wochentagen und Von/Bis-Uhrzeit. Beispiel: Montag bis Freitag 08:00–12:00, Montag und Mittwoch zusätzlich 15:00–18:00. Pausen bleiben frei von Übergaben. Mehrere Zeitfenster erfordern EVA Build 44; ältere Versionen führen bei dieser Einstellung keine Übergabe aus. Es gilt Europa/Berlin, einschließlich Sommer- und Winterzeit.
- Für Nichtannahme und Zeiten außerhalb der Erreichbarkeit Rückrufwunsch aufnehmen oder Gespräch fortsetzen wählen.
- Konfiguration speichern. Der laufende Dienst übernimmt die Einstellung beim nächsten erfolgreichen Abgleich, normalerweise innerhalb einer Minute. Neue Gesprächsvorgaben gelten für nachfolgende Anrufe.
So nimmt der Mitarbeiter das Gespräch an
Der Anrufer hört einen Warteton. Der Mitarbeiter hört eine Ansage und drückt 1 zum Annehmen oder 2 zum Ablehnen. Erfolgt binnen 15 Sekunden nach der Ansage keine Bestätigung, ist besetzt oder nimmt niemand ab, setzt EVA das Gespräch gemäß der gewählten Einstellung fort.
Mitarbeiter per Name erreichen (ab Build 45): Der Anrufer kann beispielsweise „Ich möchte Frau Müller sprechen“ sagen. EVA ordnet den Namen dem Team zu und verwendet die dort hinterlegte Nebenstelle. Bei mehreren passenden Namen fragt EVA nach. Ohne Namenswunsch gilt das ausgewählte Standardziel. Wählen Sie dafür Beliebiger Mitarbeiter / zentrale Nebenstelle und tragen Sie unter Nebenstelle für beliebigen Mitarbeiter beispielsweise die interne Nummer des Empfangs oder einer Rufgruppe ein. Das gilt auch, wenn der Anrufer sagt, dass ihm der Mitarbeiter egal ist. Eine Rufgruppe richten Sie in Ihrer Telefonanlage ein. Bei unbekanntem Namen oder fehlender Nebenstelle wird nicht automatisch zu jemand anderem verbunden. Die Erreichbarkeitszeiten gelten für alle Mitarbeiter.
Persönliche Übergabe ab Build 46: EVA erfragt vor dem Verbindungsversuch den Anrufernamen, falls er noch nicht genannt wurde. Der Anrufer hört den gewählten Mitarbeiternamen; beim zentralen Ziel dessen Bezeichnung. Der Mitarbeiter hört vor der Annahme den Namen des Anrufers und kann mit Taste 1 annehmen oder mit Taste 2 ablehnen. Die kurzen Ansagen verwenden eine lokal installierte deutsche Windows-Stimme. Für die reine Verbindung ist kein Geburtsdatum erforderlich.
Übergabeereignisse erscheinen im Aktivitäten- und Gesprächsprotokoll. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Ohne gespeicherte Web-Konfiguration bleibt eine vorhandene lokale Übergabeeinstellung wirksam. Ein bereits verbundenes Mitarbeitergespräch wird durch eine Konfigurationsänderung nicht unterbrochen. Beenden Sie den getrennten Übergabetest vor dem Betrieb der regulären EVA.
↑ Zum InhaltsverzeichnisWebsite-Chat einbinden
Unter EVA → Website-Chat richten Sie den Chat für Besucher Ihrer eigenen Website ein. Er ist unabhängig vom Windows-Dienst und vom Hilfe-Chat zur Bedienung von EVA.
- Gemini oder ChatGPT auswählen und einen eigenen API-Schlüssel hinterlegen. Der Schlüssel wird verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Beim Anbieterwechsel einen neuen passenden Schlüssel eintragen.
- Begrüßung und Tageslimit festlegen. Öffentliche FAQ einzeln auswählen und auf vertrauliche Inhalte prüfen. Der Chat erhält außerdem Betriebsname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Öffnungszeiten.
- Den Website-Chat aktivieren und speichern. Über „Website-Chat öffnen“ ausprobieren.
- Den Button-Code in die eigene Website einfügen oder den iframe-Code direkt im Seiteninhalt verwenden. Der Link enthält bereits die eigene EVA-Benutzer-ID.
Der Button „Termin buchen“ öffnet das vorhandene Online-Buchungsformular. Der Chat selbst prüft oder bucht keine Termine und erstellt keine Rückrufaufträge. Interne Team-Nebenstellen, Telefonprotokolle und interne KI-Anweisungen gehören nicht zu seinem Kontext.
Das Tageslimit zählt auch fehlgeschlagene Anfragen; es ist kein Kostenlimit in Euro. Zusätzlich gelten 6 Nachrichten pro Minute und 40 pro Tag je Besucher-IP sowie 20 je Sitzung. Eine aktive EVA-Lizenz ist erforderlich.
Besucher bestätigen vor der ersten Nachricht den Datenschutzhinweis. Verläufe werden verschlüsselt gespeichert, sind eine Stunde nutzbar und werden nach Ablauf bei der nächsten Chat-Anfrage bereinigt. „Neuer Chat“ löscht den bisherigen Verlauf bei Euvejo. Eine Änderung der Chatkonfiguration beendet bestehende Sitzungen. Ein dauerhaftes Archiv gibt es nicht. Ergänzen Sie die Datenschutzhinweise Ihrer eigenen Website entsprechend dem verwendeten Anbieter.
↑ Zum InhaltsverzeichnisDatenschutz & Betrieb
Die Datenschutzerklärung wird beim ersten Start angezeigt und bleibt in der App unter Hilfe → Datenschutz erreichbar. Die Kenntnisnahme in der App ersetzt keine Information Ihrer Anrufenden und keine erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

- Informieren Sie Anrufende über den KI-Einsatz und die Verarbeitung ihrer Angaben.
- Beschränken Sie den Zugriff auf Gesprächsprotokolle auf berechtigte Personen und legen Sie Löschfristen fest.
- Tragen Sie keine Kennwörter, API-Keys oder unnötigen personenbezogenen Daten in FAQ und Gesprächsanweisungen ein.
- Der Hilfechat ist für Bedienungsfragen gedacht. Geben Sie dort keine Patienten-, Befund-, Anmelde-, Lizenz- oder SIP-Zugangsdaten ein.
Vollständige EVA-Datenschutzerklärung lesen
↑ Zum InhaltsverzeichnisBilder im App-Hilfechat ab Build 29: Zu passenden Antworten erscheinen Screenshots direkt im Verlauf. Über Originalgröße öffnen sehen Sie die Abbildung in einem eigenen Fenster. Die Bilder sind mitinstalliert und auch ohne Internet verfügbar; sie zeigen das Dokumentationsbeispielkonto. Verlauf löschen entfernt Text und Bilder, Kopieren übernimmt den Antworttext.
10 · Hilfe bei ProblemenProbleme gezielt lösen
Anmeldung oder Lizenzprüfung schlägt fehl
Prüfen Sie E-Mail, Kennwort und Serveradresse unter Euvejo-Konto, danach Verbindung testen. Verwenden Sie den EVA-Schlüssel aus Benutzerdaten; ein Euvejo-Schlüssel gilt nicht für EVA. Bei abgelaufener Lizenz den Support zur Verlängerung kontaktieren. Ein Update verlängert die Lizenz nicht.
EVA bleibt offline oder nimmt keine Anrufe an
Kontrollieren Sie Dienststatus, SIP-Benutzer, Kennwort, Registrar, Internetverbindung und die Registrierung beim Anbieter. Prüfen Sie auch, ob die Telefonie gestartet wurde. Im Debug-Protokoll helfen REGISTER OK oder eine konkrete Fehlermeldung bei der Einordnung.
Die Begrüßung kommt spät oder die Sprache ist gestört
EVA bereitet das Begrüßungsaudio beim Start vor und verwendet es erneut. Warten Sie, bis die Startvorbereitung abgeschlossen ist. Prüfen Sie Internet und Telefonieanbieter; notieren Sie bei wiederholten Problemen Uhrzeit und passende Debug-Meldungen.
Geänderte FAQ fehlen oder werden nicht erkannt
Auf der Website Konfiguration speichern, anschließend in der App Synchronisieren. Die Änderung gilt für neue Anrufe. Ergänzen Sie natürliche Fragevarianten und Tags und prüfen Sie widersprüchliche Antworten oder Anweisungen.
EVA findet keinen Termin, obwohl Fenster frei sind
- Ist die Kalenderanbindung aktiviert und gespeichert?
- Ist das Fenster öffentlich, ungesperrt und im zulässigen Buchungszeitraum?
- Passen Terminart, Mitarbeiter und Dauer zum Wunsch?
- Besteht eine Überschneidung, Sperre oder vorübergehende Reservierung?
Allgemeine öffentliche Fenster ohne Terminart können verwendet werden, wenn ihre Dauer ausreicht. Ein nicht zugeordneter Mitarbeiter wird nicht zugesichert.
Ein Gespräch erscheint nicht auf der Website
Prüfen Sie die Verbindung und das angemeldete Konto. Ausstehende Protokolle bleiben bei Serverproblemen lokal in der Warteschlange. Nach Wiederherstellung synchronisieren und die nächste Aktualisierung der Gesprächsliste abwarten.
Weitere Bedienungsfragen beantwortet die KI-Hilfe im Kundenbereich. Nennen Sie bei einer Supportanfrage die Buildnummer aus Über EVA und die genaue Fehlermeldung.
↑ Zum Inhaltsverzeichnis